Délégués
Rôle et privilèges des délégués
Les délégués exercent le pouvoir démocratique décisionnel des membres. Par leur implication, les délégués s’inscrivent dans l’esprit mutualiste qui fait la distinction des entreprises SSQ.
Qui peut devenir délégué?
Les membres de SSQ Mutuelle peuvent être désignés délégués. Pour être membre de SSQ Mutuelle, une personne doit avoir conclu, directement ou par adhésion à un groupe, un contrat d’assurance ou de rente avec SSQ, Société d’assurance-vie inc ou SSQ, Société d’assurance inc.
Le délégué est donc un membre de SSQ Mutuelle, désigné par un groupe ou, s’il ne fait pas partie d’un groupe, désigné par tirage au sort, parmi les membres ayant manifesté leur intérêt à être délégué.
Quel est le rôle du délégué?
Être délégué : un rôle clé!
Le rôle du délégué est très important. Lors de l’assemblée annuelle, celui-ci reçoit le rapport du conseil d’administration, les états financiers et de l’information sur les activités de l’entreprise. Et, puisque l’assemblée est délibérante, il exerce son droit de vote lors de l’élection des membres du conseil d’administration ainsi que sur toute autre question régulièrement amenée devant l’assemblée.
Désignation des délégués
Dans le but de constituer une assemblée générale représentative de la diversité des membres de SSQ, les délégués sont désignés par l'entremise du groupe auquel ils adhèrent. Pour les membres ne faisant pas partie d’un groupe, par exemple les personnes qui ont un contrat d’assurance-vie, le choix des délégués est effectué par tirage au sort parmi les membres ayant signifié leur intérêt avant le 1er avril de l’année précédant l’année de l’assemblée et ayant rempli le formulaire électronique :
Formulaire d'inscription pour les membres individuels
Le mandat de tout délégué tiré au sort est de 3 ans, alors que le mandat de tout autre délégué est d’un an.
Groupes
Un groupe correspond à :
- un preneur ayant conclu un contrat d’assurance collective ou un contrat de rente collective avec SSQ, Société d’assurance-vie inc. ou sa filiale, SSQ, Société d’assurance inc.; ou
- toute organisation (syndicats, associations, employeurs, etc.) ayant conclu une entente administrative, autre que de distribution, avec SSQ, Société d’assurance-vie inc. ou SSQ, Société d’assurance inc., aux termes de laquelle les personnes admissibles définies par telle organisation peuvent profiter d’avantages et de bénéfices sur une base individuelle pour des produits d’assurance offerts par SSQ, Société d’assurance-vie inc. ou SSQ, Société d’assurance inc. Seules les personnes physiques admissibles ayant effectivement souscrit un produit d’assurance sont considérées comme membres.
Les groupes qui comprennent 700 membres et plus ont un droit acquis de désigner au moins un délégué.
Le nombre de délégués qu'un groupe a le droit de désigner est établi selon une échelle établie en fonction du nombre total de membres que recense un groupe.
Les preneurs des contrats et les organisations ayant conclu des contrats de groupes déterminent qui seront le ou les délégués parmi les membres de leur groupe.
Un formulaire de désignation de délégués est envoyé à chaque groupe, avant le 31 octobre de chaque année.
La liste des délégués désignés par chaque groupe ainsi que leurs coordonnées respectives doivent être transmises au plus tard le 31 décembre suivant l'envoi du formulaire de désignation.
Un délégué qui n’est plus membre, a changé de catégorie de membres ou ne fait plus partie du groupe qui l’a désigné au moment de l’assemblée en question perd son éligibilité et devient inhabile à exercer son mandat.
Les groupes de moins de 700 membres sont répartis dans les 3 catégories suivantes :
- Groupes de 2 à 99 membres
- Groupes de 100 à 299 membres
- Groupes de 300 à 699 membres
Le nombre de délégués à désigner pour chaque catégorie est établi selon l'échelle prévue.
En fonction du nombre de délégués à désigner, un tirage au sort est effectué dans chaque catégorie, au plus tard le 30 septembre de chaque année, afin de déterminer les groupes invités à désigner un délégué.
Aux fins du tirage au sort, chaque groupe détient un nombre de chances correspondant à son nombre total de membres.
Les preneurs des contrats ou les organisations ayant conclu des contrats de groupes déterminent qui sera le délégué parmi les membres de leur groupe respectif.
Un formulaire de désignation du délégué est envoyé aux groupes tirés au sort dans les jours qui suivent le tirage. Le groupe doit remplir le formulaire d’inscription et transmettre les coordonnées de son délégué.
Le nom et les coordonnées du délégué désigné par chaque groupe doivent être transmis au plus tard dans les 30 jours suivant l'envoi du formulaire de désignation. Un groupe qui n’a pas répondu dans ce délai est réputé avoir renoncé à désigner un délégué. Dans un tel cas, SSQ identifie, parmi les groupes tirés au sort dans la même catégorie dont fait partie le groupe qui n’a pas désigné un délégué, un nouveau groupe qui sera invité à désigner un délégué.
Le nouveau groupe a 30 jours suivant la date d’envoi du formulaire de désignation pour transmettre les coordonnées de son délégué ou y renoncer. La procédure se répète mensuellement jusqu’à ce que tous les délégués de cette catégorie aient été nommés.
Tout poste de délégué non comblé au 31 janvier précédant l’assemblée annuelle demeure vacant jusqu’au prochain tirage au sort.
Un groupe ne peut désigner plus d’un délégué.
Un délégué qui n’est plus membre, a changé de catégorie de membres ou ne fait plus partie du groupe qui l’a désigné au moment de l’assemblée en question perd son éligibilité et devient inhabile à exercer son mandat.
Un membre qui ne fait pas partie d’un groupe et qui désire être délégué doit, avant le 1er avril de l’année précédant l’année de l’assemblée, remplir le formulaire électronique :
Formulaire d'inscription pour les membres individuels
Un tirage au sort est effectué au plus tard le 30 septembre de chaque année parmi les personnes s’étant montrées intéressées.
Les membres tirés au sort sont alors avisés de cette invitation à agir comme délégué à la prochaine assemblée annuelle. Ils doivent ensuite confirmer leur intention en remplissant le formulaire prévu à cette fin, au plus tard dans les 30 jours suivants.
Lorsqu’un membre signifie son intention de ne pas agir comme délégué ou ne le fait pas dans le délai prévu, SSQ détermine, parmi les membres tirés au sort, un autre membre à qui il est proposé d’agir comme délégué. Ce dernier doit confirmer sa désignation dans les 30 jours suivant.
La procédure se répète mensuellement jusqu’à ce que tous les postes de délégués réservés aux membres individuels aient été pourvus. Tout poste de délégué non comblé en date du 31 janvier précédant l’assemblée annuelle demeure vacant jusqu’au prochain tirage au sort.
Les personnes qui sont assurées de SSQ, Société d’assurance inc., sont considérées comme étant qualifiées pour l’assemblée annuelle en autant qu’elles soient toujours assurées à la date de telle assemblée. Un délégué qui n’est plus membre, au moment de l’assemblée en question perd son éligibilité et devient inhabile à exercer son mandat.
Le nombre de délégués à désigner pour les membres ne faisant pas partie d’un groupe est fonction du nombre total de membres et est établi selon l'échelle prévue.
Les membres qui sont à l’emploi ou retraités de SSQ, Société d'assurance-vie inc. et de SSQ, Société d’assurance inc. constituent un groupe ayant droit à quatre délégués selon les sous-catégories suivantes :
- 2 postes de délégué parmi les employés syndiqués et leurs retraités
- 2 postes de délégué parmi les employés non syndiqués et leurs retraités
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